SOLUTION · GESTE BORNÉ
Devis et relances BTP : garder la main sur le chiffrage, automatiser le reste
Une demande de devis arrive. Il faut chercher les informations dans plusieurs endroits, préparer le chiffrage, envoyer, puis relancer. Quand la relance dépend de la mémoire, certaines passent et d'autres sont oubliées. Le geste est répétitif, mais le chiffrage reste un acte métier : il ne doit jamais être délégué sans validation. La construction représente 10,8 % des établissements employeurs de Grand Carcassonne (INSEE, fin 2023) : ce flux concerne un tissu réel, pas un cas théorique.
Cartographier un premier workflow devisLe problème métier
Une demande de devis arrive. Il faut chercher les informations dans plusieurs endroits, préparer le chiffrage, envoyer, puis relancer. Quand la relance dépend de la mémoire, certaines passent et d'autres sont oubliées. Le geste est répétitif, mais le chiffrage reste un acte métier : il ne doit jamais être délégué sans validation. La construction représente 10,8 % des établissements employeurs de Grand Carcassonne (INSEE, fin 2023) : ce flux concerne un tissu réel, pas un cas théorique.
Le flux illustratif
SCÉNARIO ILLUSTRATIF, pas une réalisation client.
Le flux proposé :
- Réception de la demande.
- Extraction des informations (adresse, prestation, quantité).
- Liste des données manquantes, renvoyée au demandeur.
- Préparation d'un brouillon de devis selon vos règles de chiffrage.
- Validation humaine du chiffrage et de l'envoi.
- Relance planifiée, avec un délai que vous fixez.
- Archivage du devis et de la relance.
Ceci décrit un workflow plausible, aucune mission réelle n'est alléguée.
Les règles et les exceptions
Règles : le brouillon ne part jamais sans votre validation, la relance ne part qu'après un délai défini, chaque action est tracée.
Exceptions : une information manquante bloque la préparation et déclenche une demande de complément ; un gros chantier ou un client difficile sort du flux et revient à vous ; une demande urgente est signalée sans être traitée automatiquement.
Le contrôle humain
Le chiffrage métier, la responsabilité contractuelle et l'envoi final restent sous contrôle humain. Vous validez le brouillon, vous décidez de la relance, vous pouvez suspendre le flux à tout moment. Le système prépare, vous engagez.
Les limites
La compatibilité avec votre logiciel de devis se vérifie par un test, jamais par une affirmation. Aucun gain de temps chiffré n'est promis avant mesure réelle. Le volume local de la requête automatisation devis reste NON MESURÉ (HaloScan, périmètre France).
Le premier flux borné
On commence par un seul flux : le devis, ou la relance, pas les deux. On le met sous contrôle, on mesure, on décide de la suite.
Action
Périmètre à Carcassonne
Cartographier un premier workflow devis
Indiquez son point d'entrée, les étapes actuelles et la sortie attendue. L'équipe vérifie d'abord si le périmètre est assez stable pour être automatisé.
Pour démarrer, indiquez simplement :
- la tâche qui se répète ou ralentit l’équipe ;
- les outils déjà utilisés ;
- le résultat concret que vous attendez.